Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- start:approvisionnement [2023/06/22 09:50] – [Comment je gèle une commande (clôturer)] louise
+++ start:approvisionnement [2026/01/07 13:19] (Version actuelle) – [Comment je créé un fournisseur dans Dollibar ?] julie
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 Je m'assure que le producteur peut livrer le vendredi, ou le mercredi matin sur rendez-vous ou le jeudi matin sur rendez-vous également.\\
 Dans le cas de la précommande, informer le producteur que les produits doivent être organisés par commande client.\\
-==== Comment je vérifie les infos que me donnent le producteur? ====
+==== Comment je vérifie les infos que me donne le producteur? ====
 On ne sait pas pour le moment.
 Nous souhaiterions organiser des visites de fermes, mais il manque un expertise technique pour avoir une analyse fiable.
 ===== Questions Épicerie DOLLIBAR =====
-==== Comment je créé un fournisseur dans Dollibar ? ====
+==== Comment je créé un fournisseur dans Dolibarr ? ====
-Dans Dollibar, cliquer sur: -> tiers -> nouveau tiers\\
+Dans Dolibar, cliquer sur: -> tiers -> nouveau tiers\\
 Remplir la fiche Tiers comme suit:\\
 - Nom du tiers: indiquer le nom du producteur\\
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 - Fournisseur : cocher oui\\
 - Indiquer l'adresse, le contact téléphonique et mail, le numéro de TVA et le SIRET\\
+IMPORTANT: bien mettre en pj dans la fiche tiers producteur son RIB pour faciliter la facturation
 ==== Comment je créé un produit dans Dollibar ? ====
 Dans Dollibar, cliquer sur: -> produits/services -> nouveau produit\\
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 "Bonjour, Voici les récapitulatifs des précommandes pour la vente du ..... Bonne réception et bonne journée." Signer de votre prénom.
+==== Comment j'ouvre une commande pour la prochaine vente ====
+Dans le mode Administration de Solalim.\\ Cliquer sur "créer une nouvelle commande",\\ Cliquer sur la dernière commande du producteur, \\ Modifier : "commander avant" et "jour de distribution". Voir rubrique : [[syntax# Comment j'ouvre une nouvelle commande (première fois) |cette rubrique]]
+==== Comment j'envoie le mail récapitulatif des précommandes aux Loco'Mangeurs ====
+Depuis Solalim, le jeudi, on envoie un mail récapitulatif des précommandes à venir chercher le lendemain.
+Certaines précommandes sont gelées une semaine avant (Borde Basse ou certains producteurs de viandes). Dans ce cas, il faut faire passer de l'état "Gelée" à l'état "En préparation" les commandes concernées dans le tableau des commandes.
-==== Comment je clôture une vente sur Solalim et l'envoie au producteur ? ====
+Cliquer sur "Envoyer une mail de rappel pour les commandes gelées"
-Modifier l'état de la commande en "gelée" sur Solalim.
-Cliquer sur -> Voir...
+Saisir le message suivant :
-Télécharger les 2 documents "En carte à imprimer" et  "En tableau à imprimer".
-Avec la boite mail du Locominges (gmail), envoyer aux producteurs les 2 documents "Récap' de précommande Producteur".
+"Bonjour,
-Le loco'Mangeur signe avec son prénom le mail.
-Enregistrer les 2 documents "Récap' de précommande Producteur" dans le LocoDrive -> Vente -> Précommande -> sélectionner le dossier qui correspond à la date de la vente.
+Voici le récapitulatif de vos commandes pour la vente de demain à venir chercher au Loco'Minges entre 17 h et 19 h.
+Pour info :
+La ferme de Borde Basse récupère les bouteilles en verre et les paniers en plastique de yaourts
+La ferme de Gaudens récupère les paniers en plastique de yaourts.
-==== Comment je gère les livraisons des précommandes ? ====
+Bonne journée.
-Quand la livraison arrive, on vérifie que la livraison correspond au BL.
+A demain
+Votre prénom"
+Cliquer sur "Envoyer"
+Un document récapitulatif de toutes les précommandes apparait, il faut en faire une capture d'écran, la télécharger.
+Il faut repasser à l'état "gelée" les commandes qui avaient modifiées.
+==== Comment je fais le récapitulatif individuel des précommandes ====
+Récupérer le document "récap précommandes vierge" : [[https://docs.google.com/document/d/1R8YPyovEIdPQwDvUknlty5YJ25j4IDtb/edit]]
+Compléter le document vierge grâce à la capture d'écran.\\ Pour la ferme de Gaudens, insérer à côté du nom le numéro d'ordre d'apparition dans le récap envoyé au producteur.
+Optimiser le document pour l'impression.\\  Télécharger le document dans le dossier correspondant à la date de la vente : [[https://drive.google.com/drive/folders/1M4wNNSDe92eaNXWdtS-b4ySw-t1Oacbi]]
+==== Comment je gère la réception des précommandes ? ====
+Quand le producteur livre les précommandes, on vérifie que la livraison correspond au BL. Mettre le BL dans le classeur rouge au bon endroit.
+Si nécessaire (manque de produits, ou vente au poids...) il faut mettre à jour, dans le drive, le document "Récap' des Précommandes individuel" qui sera utilisé par l'équipe Magasinage lors de la vente.
-Mettre à jour le document "Récap' des Précommandes par client" qui sera utilisé par l'équipe Magasinage lors de la vente.
 ==== Comment j'organise la distribution des précommandes le jour de la vente ? ====
-L'équipe Magasinage de la Commission Gestion de la Vie de l'Épicerie a besoin du "Récap des précommandes client" qu'il trouvera sur le LocoDrive --> Vente --> Précommande --> dans le dossier à la date de la vente.
+L'équipe Magasinage de la Commission Gestion de la Vie de l'Épicerie a besoin du "Récap des précommandes individuel" qu'il trouvera sur le LocoDrive : [[https://drive.google.com/drive/folders/1M4wNNSDe92eaNXWdtS-b4ySw-t1Oacbi]].
 L'envoyer à l'impression à la MJC par mail: impressioncbb@gmail.com.
+==== Comment je termine une vente sur Solalim ====
+Le vendredi soir, après la fermeture de l'épicerie, il faut passer les commandes à l'état "Terminée" sur Solalim pour qu'elles disparaissent.
+==== Comment t'as trop cru que c'était fini mais non !! ====
+==== Comment je contrôle les BL, les précommandes sur Solalim et les factures ====
+Prendre en photo le BL papier et le télécharger dans le dossier [[https://drive.google.com/drive/folders/172yIn4TuuuPqDk73D2sh9EehwB_J1-JB]]. Y mettre aussi ceux reçus par mail.
+Compléter le tableau "Totaux BL précommandes" [[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1HmoUTWZS-WFX8YOe2XuAGULQ62slIaT30KVDzMvqRkk/edit#gid=1704962862]].
+A réception de la facture, vérifier que les montants correspondent aux totaux des BL du mois. \\ Si tout est bon, envoyer les factures à l'animatrice du groupe "appro".\\ Si il y a des différences, contacter l'animatrice du groupe "Précommandes".
 ===== La gestion des produits utilisés à la Buvette =====
 La Commission Appro indique à la Commission Vie de l'Épicerie quand il y a des produits à utiliser en priorité à la buvette ou pour les en-cas.