Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- start:gestion [2023/09/05 18:11] – [Le point de vente ou terminal de caisse] edqkh
+++ start:gestion [2024/02/13 18:11] (Version actuelle) – [La gestion des bons cadeaux] edqkh
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 ===== Pourquoi ces marges ? =====
+Ces marges permettent de valoriser le travail réalisé (gestion commandes, animation, gestion de stock...) et les coûts liés (partie de loyer, location terminal de paiement...)
-pour participer aux charges marge de Y% sur les produits en stock (car c'est l'épicerie qui assure la fonction commerciale)
 Est ce que LocomInges négocie les prix avec les producteurs locaux? NON !!
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 ===== Les produits et les services =====
-Pour pouvoir suivre à la fois les ventes effectives mais aussi la geston des bons et dons, Le Loco'Minges facture sous forme de Tickets de Cisse (TC) ou de Factures (FA)
+Pour pouvoir suivre à la fois les ventes effectives mais aussi la geston des bons et dons, Le Loco'Minges facture sous forme de Tickets de Caisse (TC) ou de Factures (FA)
   * des produits : en stock ou en pré-commandes ainsi que les ventes de la buvette
-  * des services : les bons cadeaux, les cagnottes, les bons d'achat, les dons
+  * des services : les bons cadeaux (les locos-kdo),les dons
 La TVA sur les produits s'applique selon les règles en vigueur, le plus souvent avec une TVA à 5,5%.
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 ===== La gestion de la caisse ou du point de vente =====
-==== Avant l'ouverture de la caisse ====
+==== Avant l'ouverture de la vente ====
+**Vérifier le fond de la caisse espèces**
+sur cette fiche : {{ :start:locominges_fiche_de_caisse.pdf |}}
+compléter la partie gauche en notant toutes les espèces (normalement ça doit être 40€)
+**Installer le terminal de caisse**
-=== Dolibarr===
 On peut soit utiliser son PC soit utiliser le PC du Locominges réservé à la caisse
 Si on utilise le PC Locominges, se connecter avec
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 Sur Dolibarr, cliquer sur module Point de Vente (PdV) et choisir le terminal de caisse.
-===Caisse===
-Compter le fond de caisse
-A chaque vente
-- choisir "Non adhérent" ou le nom du LocoMangeur
-- affecter les produits
-- expliquer au locomangeur qu'il peut vérifier la vente sur l'écran client
-Pour les encaissements en CB : pas la peine d'imprimer les reçus commerçants
-====Vente buvette====
+==== Pendant la vente====
-A compter du 25 aout 2023, il n'y aura plus de caisse à la buvette afin de faciliter le travail des serveurs et d'éviter des erreurs.
+=== Nouvelle vente===
+Vérifier que la liste des produits est vide sur le terminal de caisse
+saisir les produits achetés (en stock ou précommandés), leur quantité ou directement leur prix
+faire vérifier au Locomangeur la liste et le prix total
+saisir règlement en privilégiant le paiement par CB.
-Lorsqu'un locomangeur veut consommer, le serveur lui prépare sa commande et pendant ce temps le locomangeur achète les tickets à la caisse.
+On conserve en caisse tous les tickets "commerçant".
+**Aucun paiement espèce après clôture de la caisse.**
-La caisse gèrera prioritairement ces ventes sans forcément affecter la vente au locomangeur pour aller plus vite.
+===Dons===
+A patrir de la fiche de caisse, on est capable de calculer la différence entre les ventes et les encaissements. La somme des encaissements doit être supérieure ou égale à la somme des ventes. La différence sera comptabilisée en dons par la comptabilité.
-Si le caissier ne peut pas réaliser la vente-encaissement de suite, il peut noter sur la **[[fiche "ventes différées buvette"]]https://claude.cocagnehautegaronne.org/index.php/s/ETEpw4PgPEZMx2N** la vente pour ne pas oublier de le faire dès qu'il en aura le temps. La vente sur dolibarr doit être faite sur la même session.
-====En fin de vente, clôture de la caisse et contrôle, les caissiers doivent :====
+=== Les produits buvette===
+Depuis le 25 aout 2023, il n'y a plus d'encaissements par la buvette.
+Un achat de produits buvette passe par la caisse et on donne les tickets.
+La caisse gèrera prioritairement ces ventes.
+====En fin de vente ====
-compter les espèces (y compris les espèces Touselle), compter les chèques, compter les tickets de CB : noter ces sommes par type de paiement sur **[[Fiche cloture caisse]]https://claude.cocagnehautegaronne.org/index.php/s/qoJE3WcTEZNgkcP**
+=== Saisir la commande Buvette===
+Aller dans module Commerce
+Créer "commande client" au Tiers Buvette avec la liste des produits retirés du stock épicerie par la Buvette pour cette vente.
+Ne pas oublier de Valider la commande client.
-comparer chacune de ces sommes avec les sommes par type de règlement dans Facturation-Règlement-date de la vente-filtre type de règlement (source Dolibarr) et noter les éventuels écarts sur la fiche
+=== Cloturer la caisse espèce===
+Compter les espèces (y compris les espèces Touselle et Locos) et les noter par type d'espèces sur la partie droite de la fiche "Vente".
+En bas faire le total + total paiements par CB (source Dolibarr) + nombre de chèques
-Après avoir laissé 90€ de fond de caisse, mettre dans une enveloppe avec "Locominges, date de la vente, nom du caissier" les espèces, Touselles, tickets de CB et remettre cette enveloppe le lundi à Gestes-Nadine
+Après avoir laissé 40€ de fond de caisse, mettre la fiche de caisse et les espèces retirées de la caisse dans la pochette à remettre à la comptabilité le lundi.
-===== La gestion des bons cadeaux =====
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-===== La gestion des bons d'achat, des cagnottes et de la Tire-Lire =====
-Un état de la tirelire est fait chaque fin de mois et redistribué à parts égales entre les Locomangeurs actifs Le bar alimente une tirelire qui est redistribuée sous forme de bons d'achats à l'ensemble des LocoMangeurs
-Qu'est ce qu'un Locomangeur actif? - avoir signé la charte des Locomangeurs ! - un adhérent de Graines d'Avenir Comminges-Pyrénées (1€ de cotisation pour 12 mois) - qui a travaillé 30 mn sur le mois écoulé
+===== La gestion des locos =====
-Comment créditer la [[gestion:cagnotte]] de chaque locomangeur ?
+**Où est la réserve des locos ?**
+La réserve principale : au service comptable
+En caisse de l'épicerie : juste quelques locos encaissés pendant la vente
-En fin de mois N, après dernière ouverture de l'épicerie On crée un service “Cagnotte mois anée” avec le montant calculé ainsi : [Montant tire lire] / [nb locomangeurs actifs] On crée sur le 1er locomangeur actif (par ordre alpha) une facture vente avec 1 unité de ce service et on valide la facture On clone cette facture pour tous les autres locomangeurs actifs.
+Peut-on rendre la monnaie en euros pour un paiement en locos ? NON
+Peut-on rendre la monnaie en locos pour un paiement en euros ? NON
+Peut on échanger des locos en euros ? NON
-On crée le service Bon-Achat mois année de la même valeur qu la cagnotte correspondante mais avec le prix opposé.
+**Tout paiement en locos doit être inférieur ou égal au montant de l'achat**
+Exemples :
+un savon 3,60€ est payé avec 3 locos de 1 et 60 centimes euros
+ou avec 3 locos et 1 euro, rendu monnaie 40c€
-Pendant les mois suivants, lors d'une vente à un locomangeur,
+**Peut-on acheter des locos ?**
+OUI cela correspond à un chèque cadeau et donc géré comme tel en compta. Ce sont des locos différentes, des locos kdos !
-Avant de finaliser la vente, on ouvre dans un autre onglet le compte client, objets réréfents pour visualiser les objets contenant les caractères ZZ. Ceci permet de voir demande au locomangeur s'il veut utiliser une ou plusieurs cagnottes sous forme de bons d'achat (minimum 1 et maximum le nb de cagnottes non utilisées)
+**Comment et où obtenir des locos ?**
+Soit en ayant reçu des locos kdos : cadeau "pochette locos kdos",
+soit en ayant contribué en tant que locomangeur au fonctionnement des activités du Locominges (cf accessibilité) ou en les ayant reçu d'un locomangeur
-Comment permettre à un locomangeur d'utiliser sa cagnotte lors d'un paiement ? On ajoute à la vente le produit Bon-achat mois année Son montant vient dominuer le reste à payer
+**Qui imprime les locos ?**
+les jardins du comminges
-Comment permettre à un locomangeur de donner à la Tire-Lire une ou plusieurs cagnottes ? Lors d'une vente par exemple (facture TC…) ou pas (facture FA…), si le locomangeur souhaite faire don d'une ou plusieurs cagnottes, on ajoute à la vente la ou leun Don-Tire-Lire
+**La distribution de locos pour les locomangeurs**
+Qui calcule le montant des locos à distribuer par locomangeur contributeur ?
+assiette : groupe gestion (50% du résultat du trimestre)
+liste des locomangeurs contributeurs : groupe animation (critère : 2H mini par mois sur les 3 mois et au prorata du nb de mois actifs)
+calcul du montant de locos par personne : groupe accessibilité
+distribution : le groupe caisse.
-Comment ajouter mensuellement le don de la buvette ? On crée une facture vente au tiers Buvette avec le montant correspondant en négatif.
+**Quand distribue t on les locos ?**
+A partir du 1er vendredi suivant la fin de chaque trimestre civil puis à chaque vente
-Commet ajouter un autre don ? idem avec un autre tiers donateur.
+**Comment savoir qui a récupéré ses locos ?**
-Comment suivre les mouvements impactant la Tire Lire ?
+une feuille avec tableau qui, combien, date récup, signature
+soit on récupère tout soit rien en une seule fois
-Les mouvements sont :
+**Doit-on suivre le compte en locos de chaque locomangeur ?** : NON
+**Doit-on et peut-on créer une caisse locos en compta ?** Oui, c'est le compte 623830
-    des ventes de cagnottes : ces mouvements impactent négativement la tire lire (mais ils sont en positif dans le rapport)
+**Où peut-on dépenser des locos ?**
-    des dons : ces mouvements impactent positivement la tire lire (mais ils sont en négatif dans la tire-lire)
+au locominges de Saint-gaudens
-        * don de locomangeur (c'est un tiers) : au moment de la vente (cf ci-dessus)
-        * don de la buvette (c'est aussi un tiers)
-        * autre don (un tiers par don)
-les bons d'achat utilisés n'impactent pas la tire lire. Ce n'est qu'au 31/12 de chaque année civile que les cagnottes doivent être utilisées sous forme d'un don récap de chaque locomangeur à la tire-lire
-Le solde de la tire lire est donné dans la ligne total de fin de liste.
-Remarques le tiers Tire lire ne sert à rie
+Peut on offrir des locos ? OUI et à la personne de son choix
+- en achetant une superbe pochette kdo locos kdos pour l'offrir
+- ou en donnant ses Locos
+**Que peut on acheter avec des locos ?**
+tous les produits du Locominges
-Un point périodique des ventes par produits et fournisserurs permet de donner aux fournisseurs déposants les factures à établir au locominges
+Peut on faire un don en locos au locominges ? OUI
-Jardins du comminges est un tiers du Locominges comme els autres Jardins du comminges