wiki locominges

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====== Gestion de l'épicerie ======

La gestion de l'épicerie est basée sur des règles de gestion améliorées au fur et à mesure par le groupe Gestion et réalisée grâce au logiciel [[https://www.dolibarr.fr/|Dolibarr]] qui permet de gérer un catalogue de produits et de services, des comptes clients et fournisseurs, des terminaux de caisse, les commandes fournisseurs et la facturation, les caisses...

===== La gestion des produits en stock =====

La marge est de 20%.
Chaque fournisseur recoit des commandes fournisseurs de locominges


===== La gestion des pré-commandes =====

La marge est de 15%.

===== Pourquoi ces marges ? =====

Ces marges permettent de valoriser le travail réalisé (gestion commandes, animation, gestion de stock...) et les coûts liés (partie de loyer, location terminal de paiement...)

Est ce que LocomInges négocie les prix avec les producteurs locaux? NON !!

===== Les produits et les services =====

Pour pouvoir suivre à la fois les ventes effectives mais aussi la geston des bons et dons, Le Loco'Minges facture sous forme de Tickets de Caisse (TC) ou de Factures (FA)
  * des produits : en stock ou en pré-commandes ainsi que les ventes de la buvette
  * des services : les bons cadeaux (les locos-kdo),les dons

La TVA sur les produits s'applique selon les règles en vigueur, le plus souvent avec une TVA à 5,5%.

La TVA sur les "services" est de 0% puisque que ce n'est pas un service au sens comptable du terme. 
===== La gestion de la caisse ou du point de vente =====

==== Avant l'ouverture de la vente ====

**Vérifier le fond de la caisse espèces**

sur cette fiche : {{ :start:locominges_fiche_de_caisse.pdf |}}
compléter la partie gauche en notant toutes les espèces (normalement ça doit être 40€)

**Installer le terminal de caisse**

On peut soit utiliser son PC soit utiliser le PC du Locominges réservé à la caisse
Si on utilise le PC Locominges, se connecter avec
compte : Locominges
Mot de passe : locominges31!

Ensuite se connecter à http://gestion.locominges.com/
avec son login et mot de passe

Attention : ne jamais enregistrer son mot de passe sur le navigateur du PC Locominges

Sur Dolibarr, cliquer sur module Point de Vente (PdV) et choisir le terminal de caisse.



==== Pendant la vente====

=== Nouvelle vente===
Vérifier que la liste des produits est vide sur le terminal de caisse
saisir les produits achetés (en stock ou précommandés), leur quantité ou directement leur prix
faire vérifier au Locomangeur la liste et le prix total
saisir règlement en privilégiant le paiement par CB.

On conserve en caisse tous les tickets "commerçant".
**Aucun paiement espèce après clôture de la caisse.**

===Dons===
A patrir de la fiche de caisse, on est capable de calculer la différence entre les ventes et les encaissements. La somme des encaissements doit être supérieure ou égale à la somme des ventes. La différence sera comptabilisée en dons par la comptabilité.


=== Les produits buvette===
Depuis le 25 aout 2023, il n'y a plus d'encaissements par la buvette.
Un achat de produits buvette passe par la caisse et on donne les tickets.

La caisse gèrera prioritairement ces ventes.

====En fin de vente ====

=== Saisir la commande Buvette===
Aller dans module Commerce
Créer "commande client" au Tiers Buvette avec la liste des produits retirés du stock épicerie par la Buvette pour cette vente.
Ne pas oublier de Valider la commande client.

=== Cloturer la caisse espèce===
Compter les espèces (y compris les espèces Touselle et Locos) et les noter par type d'espèces sur la partie droite de la fiche "Vente".
En bas faire le total + total paiements par CB (source Dolibarr) + nombre de chèques


Après avoir laissé 40€ de fond de caisse, mettre la fiche de caisse et les espèces retirées de la caisse dans la pochette à remettre à la comptabilité le lundi.











===== La gestion des locos =====

**Où est la réserve des locos ?**
La réserve principale : au service comptable
En caisse de l'épicerie : juste quelques locos encaissés pendant la vente

Peut-on rendre la monnaie en euros pour un paiement en locos ? NON
Peut-on rendre la monnaie en locos pour un paiement en euros ? NON
Peut on échanger des locos en euros ? NON 

**Tout paiement en locos doit être inférieur ou égal au montant de l'achat**
Exemples :
un savon 3,60€ est payé avec 3 locos de 1 et 60 centimes euros
ou avec 3 locos et 1 euro, rendu monnaie 40c€

**Peut-on acheter des locos ?**
OUI cela correspond à un chèque cadeau et donc géré comme tel en compta. Ce sont des locos différentes, des locos kdos !

**Comment et où obtenir des locos ?**
Soit en ayant reçu des locos kdos : cadeau "pochette locos kdos",
soit en ayant contribué en tant que locomangeur au fonctionnement des activités du Locominges (cf accessibilité) ou en les ayant reçu d'un locomangeur

**Qui imprime les locos ?**
les jardins du comminges

**La distribution de locos pour les locomangeurs**
Qui calcule le montant des locos à distribuer par locomangeur contributeur ?
assiette : groupe gestion (50% du résultat du trimestre)
liste des locomangeurs contributeurs : groupe animation (critère : 2H mini par mois sur les 3 mois et au prorata du nb de mois actifs)
calcul du montant de locos par personne : groupe accessibilité
distribution : le groupe caisse. 

**Quand distribue t on les locos ?**
A partir du 1er vendredi suivant la fin de chaque trimestre civil puis à chaque vente

**Comment savoir qui a récupéré ses locos ?**
une feuille avec tableau qui, combien, date récup, signature
soit on récupère tout soit rien en une seule fois

**Doit-on suivre le compte en locos de chaque locomangeur ?** : NON
**Doit-on et peut-on créer une caisse locos en compta ?** Oui, c'est le compte 623830

**Où peut-on dépenser des locos ?**
au locominges de Saint-gaudens



Peut on offrir des locos ? OUI et à la personne de son choix

- en achetant une superbe pochette kdo locos kdos pour l'offrir
- ou en donnant ses Locos  

**Que peut on acheter avec des locos ?**
tous les produits du Locominges

Peut on faire un don en locos au locominges ? OUI




===== Le suivi des achats et ventes de l'épicerie/buvette =====


Pour connaitre le CA mensuel LocoMinges
Source  : Dolibarr, module compta, rapport par produits et services : on prend le mois et tous les produits le même que total factures du mois (y compris factures bons-cadeaux et autres factures) sans les factures ZZ-cagnottes

facturer en fin de mois bons cadeaux aux organismes qui on les ont offert bons d'achat au tiers Tire Lire


 report des ventes mensuelles dans la comptabilité de la SCIC Jardins du Comminges