La gestion de l'épicerie est basée sur des règles de gestion améliorées au fur et à mesure par le groupe Gestion et réalisée grâce au logiciel Dolibarr qui permet de gérer un catalogue de produits et de services, des comptes clients et fournisseurs, des terminaux de caisse, les commandes fournisseurs et la facturation, les caisses…

La marge est de 20%. Chaque fournisseur recoit des commandes fournisseurs de locominges

La marge est de 15%.

Ces marges permettent de valoriser le travail réalisé (gestion commandes, animation, gestion de stock…) et les coûts liés (partie de loyer, location terminal de paiement…)

Est ce que LocomInges négocie les prix avec les producteurs locaux? NON !!

Pour pouvoir suivre à la fois les ventes effectives mais aussi la geston des bons et dons, Le Loco'Minges facture sous forme de Tickets de Caisse (TC) ou de Factures (FA)

• des produits : en stock ou en pré-commandes ainsi que les ventes de la buvette
• des services : les bons cadeaux (les locos-kdo),les dons

La TVA sur les produits s'applique selon les règles en vigueur, le plus souvent avec une TVA à 5,5%.

La TVA sur les “services” est de 0% puisque que ce n'est pas un service au sens comptable du terme.

On peut soit utiliser son PC soit utiliser le PC du Locominges réservé à la caisse Si on utilise le PC Locominges, se connecter avec compte : Locominges Mot de passe : locominges31!

Ensuite se connecter à http://gestion.locominges.com/ avec son login et mot de passe

Attention : ne jamais enregistrer son mot de passe sur le navigateur du PC Locominges

Sur Dolibarr, cliquer sur module Point de Vente (PdV) et choisir le terminal de caisse.

Compter le fond de caisse en notant sur la partie gauche de la fiche caisse de la vente

Etre vigilant sur le fait de bien associer l'adhérent à son achat. Astuce : vérifier en fin de vente avant de cliquer sur Règlement

Privilégier le paiement en CB. On conserve en caisse tous les tickets “commerçant”. Aucun paiement espèce après clôture de la caisse.

Dons en espèces : à mettre dans la Citrouille Dons en chèque ou en CB par arrondi lors d'un achat : demander avant au client s'il veut faire un don arrondi et si oui, ajouter un produit “Don” avec le prix qui a la valeur du don. Don à la tire-lire hors achat : c'est en fin de vente que l'on comptabilisera ces dons hors achat et on crééra une vente Don à Non-adhérent

Depuis le 25 aout 2023, il n'y a plus d'encaissements par la buvette. Un achat de produits buvette passe par la caisse et on donne les tickets.

La caisse gèrera prioritairement ces ventes sans forcément affecter la vente au locomangeur pour aller plus vite.

Si le caissier ne peut pas réaliser la vente-encaissement de suite, il peut noter sur la fiche caisse la vente pour ne pas oublier de le faire dès qu'il en aura le temps. La vente sur dolibarr doit être faite sur la même date de vente.

Aller dans module Commerce Créer “commande client” au Tiers Buvette avec la liste des produits retirés du stock épicerie par la Buvette pour cette vente. ne pas oublier de Valider la commande client.

compter les espèces (y compris les espèces Touselle), compter les chèques, compter les tickets de CB noter ces sommes par type de paiement sur la partie droite de la fiche “Vente” comparer chacune de ces sommes avec les sommes par type de règlement dans Facturation-Règlement-date de la vente-filtre type de règlement (source Dolibarr) et noter les éventuels écarts sur la fiche

Après avoir laissé 90€ de fond de caisse, mettre dans la pochette avec “Locominges, date de la vente, nom du caissier” les espèces, Touselles, tickets de CB et remettre cette enveloppe le lundi à Gestes-Nadine

Où est la réserve des locos ? La réserve principale : à gestes En caisse de l'épicerie : juste quelques locos pendant la vente

Peut-on rendre la monnaie en euros pour un paiement en locos ? NON Peut-on rendre la monnaie en locos pour un paiement en euros ? NON

Tout paiement en locos doit être inférieur ou égal au montant de l'achat Exemples : un savon 3,60€ est payé avec 3 locos de 1 et 60 centimes euros ou avec 3 locos et 1 euro, rendu monnaie 40c€

Peut-on acheter des locos ? OUI cela correspond à un chèque cadeau et donc géré comme tel en compta

Comment et où obtenir des locos ? Soit en ayant reçu des locos : cadeau “pochette locos”, locos en échange/troc entre locomangeurs soit en ayant contribué en tant que locomangeur au fonctionnement des activités du Locominges (cf accessibilité), on les obtient en venant au Locominges

Qui imprime les locos ? les jardins du comminges

La distribution de locos pour les locomangeurs Qui calcule le montant des locos à distribuer par locomangeur contributeur ? assiette : groupe gestion (50% du résultat du trimestre) liste des locomangeurs contributeurs : groupe animation (critère : 2H mini par mois sur les 3 mois et au prorata du nb de mois actifs) calcul du montant de locos par personne : groupe accessibilité distribution : le groupe caisse.

Comment transfère t on les bons d'achat restants au 31/12/23 en locos ?

Quand distribue t on les locos ? A partir du 1er vendredi suivant la fin de chaque trimestre civil puis chaque vendredi

Comment savoir qui a récupéré ses locos ? une feuille avec tableau qui, combien, date récup, signature soit on récupère tout soit rien en une seule fois

Doit-on suivre le compte en locos de chaque locomangeur ? Non Plus besoin de suivre le solde cagnotte et bons achat utilisés au moment de l'encaissement

Doit-on et peut-on créer une caisse locos en compta ?

Comment passe-t-on du système bons d'achat au système locos ? calcul des soldes bons d'achat et 1ere distribution au plus tôt le 2 février

Où peut-on dépenser des locos ? au locominges de Saint-gaudens

Peut on échanger des locos en euros ? Non

Peut on offrir des locos ? oui à n'importe qui et en achetant une superbe pochette kdo locos et en l'offrant

Que peut on acheter avec des locos ? tous les produits du Locominges

Peut on faire un don en locos au locominges ? Non, il suffit de signer Récupéré ou Abandonné

Faut il une nouvelle fiche caisse ? oui avec les lignes locos 1 et locos 5

Un état de la tirelire est fait chaque fin de mois et redistribué à parts égales entre les Locomangeurs actifs Le bar alimente une tirelire qui est redistribuée sous forme de bons d'achats à l'ensemble des LocoMangeurs

Qu'est ce qu'un Locomangeur actif? - avoir signé la charte des Locomangeurs ! - un adhérent de Graines d'Avenir Comminges-Pyrénées (1€ de cotisation pour 12 mois) - qui a travaillé 30 mn sur le mois écoulé

Comment créditer la cagnotte de chaque locomangeur ?

En fin de mois N, après dernière ouverture de l'épicerie On crée un service “Cagnotte mois anée” avec le montant calculé ainsi : [Montant tire lire] / [nb locomangeurs actifs] On crée sur le 1er locomangeur actif (par ordre alpha) une facture vente avec 1 unité de ce service et on valide la facture On clone cette facture pour tous les autres locomangeurs actifs.

On crée le service Bon-Achat mois année de la même valeur qu la cagnotte correspondante mais avec le prix opposé.

Pendant les mois suivants, lors d'une vente à un locomangeur,

Avant de finaliser la vente, on ouvre dans un autre onglet le compte client, objets réréfents pour visualiser les objets contenant les caractères ZZ. Ceci permet de voir demande au locomangeur s'il veut utiliser une ou plusieurs cagnottes sous forme de bons d'achat (minimum 1 et maximum le nb de cagnottes non utilisées)

Comment permettre à un locomangeur d'utiliser sa cagnotte lors d'un paiement ? On ajoute à la vente le produit Bon-achat mois année Son montant vient dominuer le reste à payer

Comment permettre à un locomangeur de donner à la Tire-Lire une ou plusieurs cagnottes ? Lors d'une vente par exemple (facture TC…) ou pas (facture FA…), si le locomangeur souhaite faire don d'une ou plusieurs cagnottes, on ajoute à la vente la ou leun Don-Tire-Lire

Comment ajouter mensuellement le don de la buvette ? On crée une facture vente au tiers Buvette avec le montant correspondant en négatif.

Commet ajouter un autre don ? idem avec un autre tiers donateur. Comment suivre les mouvements impactant la Tire Lire ?

Les mouvements sont :

  des ventes de cagnottes : ces mouvements impactent négativement la tire lire (mais ils sont en positif dans le rapport)
  des dons : ces mouvements impactent positivement la tire lire (mais ils sont en négatif dans la tire-lire)
      * don de locomangeur (c'est un tiers) : au moment de la vente (cf ci-dessus)
      * don de la buvette (c'est aussi un tiers)
      * autre don (un tiers par don)

les bons d'achat utilisés n'impactent pas la tire lire. Ce n'est qu'au 31/12 de chaque année civile que les cagnottes doivent être utilisées sous forme d'un don récap de chaque locomangeur à la tire-lire

Le solde de la tire lire est donné dans la ligne total de fin de liste.

Remarques le tiers Tire lire ne sert à rie

Un point périodique des ventes par produits et fournisserurs permet de donner aux fournisseurs déposants les factures à établir au locominges

Jardins du comminges est un tiers du Locominges comme els autres Jardins du comminges

Pour connaitre le CA mensuel LocoMinges Source : Dolibarr, module compta, rapport par produits et services : on prend le mois et tous les produits le même que total factures du mois (y compris factures bons-cadeaux et autres factures) sans les factures ZZ-cagnottes

facturer en fin de mois bons cadeaux aux organismes qui on les ont offert bons d'achat au tiers Tire Lire

report des ventes mensuelles dans la comptabilité de la SCIC Jardins du Comminges