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Les pré-commandes

Comment je choisis un producteur?

Les critères de sélection à prendre en compte sont:
1- être en Bio
2- être local dans un rayon de 30km, qui peut être élargit jusqu'à 60km si besoin
3- que le produit proposé ne soit pas déjà en vente dans l'épicerie

Lorsque ces 3 critères sont remplis, la Commission peut établir le partenariat sans en référer au groupe.

Dans le cas contraire, une consultation de la Table Ronde devra être faite pour amener une décision collective.

Comment j'établis un partenariat?

J'appelle le producteur, je présente l'épicerie - lien présentation rapide -
Je demande au producteur qu'il m’envoie sa grille tarifaire hors taxe par mail, je lui demande si il est bien assujetti à la TVA, je l'informe de nos modalités de paiement (à 30 jours à compter de la réception de la facture et par virement bancaire).
Je l'informe de la marge de l'épicerie (20% sur le sec et 15% sur le frais en précommande).
Dans un second temps, lorsque je reçois la grille tarifaire, j'envoie les données administratives du Loco'Minges - lien données - pour la facturation et l'adresse pour la livraison.
Je m'assure que le producteur peut livrer le vendredi, ou le mercredi matin sur rendez-vous ou le jeudi matin sur rendez-vous également.
Dans le cas de la précommande, informer le producteur que les produits doivent être organisés par commande client.

Comment je vérifie les infos que me donnent le producteur?

On ne sait pas pour le moment. Nous souhaiterions organiser des visites de fermes, mais il manque un expertise technique pour avoir une analyse fiable.

Questions Épicerie DOLLIBAR

Comment je créé un fournisseur dans Dollibar ?

Dans Dollibar, cliquer sur: → tiers → nouveau tiers
Remplir la fiche Tiers comme suit:
- Nom du tiers: indiquer le nom du producteur
- Prospect / Client: cocher Prospect / Client
- Fournisseur : cocher oui
- Indiquer l'adresse, le contact téléphonique et mail, le numéro de TVA et le SIRET

Comment je créé un produit dans Dollibar ?

Dans Dollibar, cliquer sur: → produits/services → nouveau produit
Remplir la fiche produit comme suit:
- Ref.: ex: café
- Libellé: ex: café, c'est le terme qui apparaîtra sur le PdV (Point de Vente). On indique le même terme dans ref. et libellé.

Indiquer le tag correspondant à la catégorie du produit sur le PdV. (ex: conserverie pour le café)

Indiquer le prix de vente HT, (prix margé, soit prix d'achat HT + 20%) et indiquer le taux de TVA correspondant.
Pour l'alimentaire, le taux de TVA est à 5,5% et pour les cosmétiques & alccol, le taux est à 20%. Cliquer sur → Enregistrer

Indiquer le prix d'achat:
Cliquer sur → Ajouter un prix d'achat

Sélectionner le fournisseur. Dans : Réf. produit fournisseur, indiquer - Indiquer le taux de TVA et le prix d'achat hors taxe. Cette étape est importante pour la partie “Commande”. Cliqer sur → Enregistrer

Indiquer également le prix produit dans le tableau de sauvegarde Appro sur le LocoDrive. :)

Comment je passe une commande dans Dollibar ?

Dans Dollibar, cliquer sur: → Commerce → nouvelle commande fournisseur Remplir la fiche Commande comme suit: Sélectionner le fournisseur Cliquer sur → créer brouillon

Dans “ajout nouvelle ligne” Cliquer sur → Produits/services prédéfinis à acheter Sélectionner le produit Indiquer la quantité et vérifier que le prix d'achat apparaisse bien ainsi que le bon taux de TVA. Cliquer sur → Valider et approuver

Indiquer le mode de commande (par tel/mail/etc..) Cliquer sur → Valider et approuver

Envoyer la commande par mail au fournisseur et au Locominges@gmail.com (la boîte mail d'envoi du Loco'Mangeur doit être ouverte).

Comment je réalise l'inventaire mensuel du stock ?

Dans Dollibar, cliquer sur: → Produits/Services → Produits → Liste Remplir la fiche produit comme suit: → dans l'onglet stock, comparer le stock physique avec le stock réel (soit ce qu'il y a en magasin). Corriger si besoin et faire remonter au Groupe les écarts de stock.

Nombre de pièces → sélectionner sur ajouter ou supprimer → indiquer le montant à ajouter ou supprimer Cliquer sur → enregistrer

Comment je facture un client hors vente hors vente dans Dollibar ?

Dans Dollibar, cliquer sur: → Facturation/Paiement → nouvelle facture client Remplir la fiche Facture client comme suit: Client: sélectionner le nom du Loco'Mangeurs

Date facturation: cliquer sur → Maintenant

Cliquer sur → enregistrer un brouillon Cliquer sur → Produits/Services prédéfinis en vente → indiquer le produit et la quantité → cliquer sur ajouter Cliquer sur → Valider

Puis envoyer la facture (à détailler quand on le fait en réel)

Comment je gère la livraison des produits ?

J'ai rendez-vous pour une livraison, j'ai reçu la commande par mail.

J'ouvre la commande fournisseur dans Dollibar correspondant au mail reçu. Je clique sur → Commerce → Liste Commande fournisseur J'ouvre la commande fournisseur en question et je clique sur → créer une réception. Je vérifie si tous les produits commandés sont livrés et j'indique si il manque des quantités dans Dollibar (à préciser quand on le fera en réel)

Dans le cas où je ne suis au courant de rien, je ne range pas la commande dans le stock, je la laisse en l'état pour une vérification ultérieure.

Comment j'organise la mise en rayon et en vente des produits ?

J'indique à la Commission Vie de l'épicerie les nouveaux produits et le prix à afficher. J'indique à la Commission Vie de l'épicerie quand il y a une augmentation de prix pour changer l'affichage prix.

J'indique à la Commission Gestion les nouveaux produits et le prix pour la mise à jour de la caisse (PdV). J'indique à la Commission Gestion quand il y a une augmentation de prix pour la mise à jour de la caisse (PdV).

SOLALIM et gestion précommandes

Comment je me connecte à Solalim ?

Se rendre sur le site : https://solalim.civam-occitanie.fr/

Utiliser le compte Admin Loco'Minges

Rentrer dans la partie administration du site : bouton Administration en haut à gauche

Comment je crée le compte d'un producteur sur Solalim ?

Ne pas se connecter sur le site

Sur la page d'accueil, cliquer sur “s'enregistrer” et compléter le formulaire en précisant le nom et le prénom du producteur (et pas le nom de l'entreprise), l'adresse mail que le producteur a fourni et un mot de passe provisoire correspondant à la partie de l'adresse mail avant @.

Cliquer sur “S'enregistrer” pour valider la création du compte.

Depuis la page d'accueil, rechercher dans la page le logo “Locominges” et cliquer sur Rejoindre puis en bas de la page qui s'affiche sur “s'inscrire”.

Revenir à l'accueil, se déconnecter

Se connecter avec le compte Admin Locominges

Rentrer dans la partie Administration du site : bouton administration en haut à gauche

Valider la candidature du producteur

Cliquer sur “Gestion des utilisateurs”

Sélectionner le producteur créé

Préciser que c'est un producteur en cliquant sur la case correspondante

Cliquer sur Sauvegarder

Editer la description du producteur en précisant sa position GPS, mettre le logo de l'entreprise dans la zone “Image” et compléter la description. Toutes ces informations ont été collectées lors de la procédure de validation du producteur et se trouvent dans le dossier “producteur” du drive.

Depuis l'adresse gmail du Locominges, envoyer au producteur son identifiant et son mot de passe.

Comment j'ouvre une nouvelle commande (première fois)

Je me connecte sur Solalim avec le compte Locominges

Je clique sur le bouton “Administration” en haut à gauche.

Dans la rubrique Commande, cliquer sur “Créer une nouvelle commande”

Cliquer sur → Vide

Compléter le formulaire :

Nom de la commande : Saisir “Bio - la catégorie de produits | le nom de l'entreprise”

Etat de la commande : choisir “En préparation”

Producteur : le sélectionner dans la liste

Commander avant : rechercher dans le drive le jour de gel de la commande https://docs.google.com/spreadsheets/d/13gNaOYVlwuNOWipQuGiZrZIBdo2JVSc6tsrQixOX_9E/edit#gid=710839716

Jour de distribution = rechercher dans le drive le jour de la vente https://docs.google.com/spreadsheets/d/13gNaOYVlwuNOWipQuGiZrZIBdo2JVSc6tsrQixOX_9E/edit#gid=2078409385

Description de la commande : à compléter s'il vous reste du temps !

Produits proposés :

  • produit : saisir le nom du produit
  • prix : rechercher dans le drive dans la colonne “Prix de vente TTC + marge”. Pour les colis de viande, saisir le prix correspondant au nombre de kilos du colis. https://docs.google.com/spreadsheets/d/13gNaOYVlwuNOWipQuGiZrZIBdo2JVSc6tsrQixOX_9E/edit#gid=2078409385
  • unité : pièce ou kilogramme ou botte…
  • quota : à compléter si le producteur précise le nombre de pièces disponibles
  • Quantum : fraction minimale de commandes : par exemple : 0.1 kg pour les légumes, le fromage…
  • mettre une image si elle existe
  • Décrire : préciser le contenu d'un colis, la composition d'un produit et éventuellement que le prix dépendra du poids réel à la livraison

Si besoin “Ajouter des produits” pour ajouter des lignes de saisie.

Cliquer sur Prévisualiser pour vérifier

Si tout est bon ou pas, cliquer sur Retour à l'édition et modifier ce qui ne va pas et passer “Etat de la commande” “ouverte”

Ne pas oublier de cliquer sur “Sauver et retourner” pour que la commande soit accessible aux Locomangeurs.

Comment je modifie une commande

Si elle est en préparation : cliquer sur “Modifier La commande”

Si elle est déjà ouverte et que la modification impacte les achats en cours : cliquer sur “Voir en ligne” et contacter les locomangeurs concernés. Puis “modifier la commande”.

Quand je gèle une commande

Les commandes sont gelées avant 14 h pour la plupart le mercredi et quelques-unes le lundi. Pour connaitre le jour, rendez-vous sur Solalim ou sur l'agenda partagé de Google ou sur le tableau de suivi d'approvisionnement (pas besoin d'être connecté) : https://docs.google.com/spreadsheets/d/13gNaOYVlwuNOWipQuGiZrZIBdo2JVSc6tsrQixOX_9E/edit#gid=710839716

Comment je gèle une commande (clôturer)

1. Sur Solalim En étant connecté

Pour savoir les commandes à geler, cliquer sur “commandes” dans le menu principal (en haut) et repérer celles qui sont à J-0.

Dans le tableau des commandes :

  • faire passer l'état de la commande de “ouverte” à “gelée”
  • dans “voir”, récupérer les récapitulatifs en “tableau à imprimer” et en “carte en imprimer”

2. Sur les outils Google : se connecter avec les identifiants du Locominges

Mettre à jour le tableau du suivi appro en respectant le code couleur : remettre sur fond blanc les commandes gelées https://docs.google.com/spreadsheets/d/13gNaOYVlwuNOWipQuGiZrZIBdo2JVSc6tsrQixOX_9E/edit#gid=2078409385

Télécharger dans le dossier correspondant à la date de la vente (le créer si nécessaire) tous les documents récapitulatifs récupérés sur Solalim : https://drive.google.com/drive/folders/1M4wNNSDe92eaNXWdtS-b4ySw-t1Oacbi

Depuis Gmail, envoyer à chaque producteur les 2 récapitulatifs de leurs précommandes avec le message suivant : “Bonjour, Voici les récapitulatifs des précommandes pour la vente du ….. Bonne réception et bonne journée.” Signer de votre prénom.

Comment j'ouvre une commande pour la prochaine vente

Dans le mode Administration de Solalim.
Cliquer sur “créer une nouvelle commande”,
Cliquer sur la dernière commande du producteur,
Modifier : “commander avant” et “jour de distribution”. Voir rubrique : cette rubrique

Comment j'envoie le mail récapitulatif des précommandes aux Loco'Mangeurs

Depuis Solalim, le jeudi, on envoie un mail récapitulatif des précommandes à venir chercher le lendemain.

Certaines précommandes sont gelées une semaine avant (Borde Basse ou certains producteurs de viandes). Dans ce cas, il faut faire passer de l'état “Gelée” à l'état “En préparation” les commandes concernées dans le tableau des commandes.

Cliquer sur “Envoyer une mail de rappel pour les commandes gelées”

Saisir le message suivant :

“Bonjour,

Voici le récapitulatif de vos commandes pour la vente de demain à venir chercher au Loco'Minges entre 17 h et 19 h. Pour info : La ferme de Borde Basse récupère les bouteilles en verre et les paniers en plastique de yaourts La ferme de Gaudens récupère les paniers en plastique de yaourts.

Bonne journée. A demain Votre prénom”

Cliquer sur “Envoyer”

Un document récapitulatif de toutes les précommandes apparait, il faut en faire une capture d'écran, la télécharger.

Il faut repasser à l'état “gelée” les commandes qui avaient modifiées.

Comment je fais le récapitulatif individuel des précommandes

Récupérer le document “récap précommandes vierge” : https://docs.google.com/document/d/1R8YPyovEIdPQwDvUknlty5YJ25j4IDtb/edit

Compléter le document vierge grâce à la capture d'écran.
Pour la ferme de Gaudens, insérer à côté du nom le numéro d'ordre d'apparition dans le récap envoyé au producteur.

Optimiser le document pour l'impression.
Télécharger le document dans le dossier correspondant à la date de la vente : https://drive.google.com/drive/folders/1M4wNNSDe92eaNXWdtS-b4ySw-t1Oacbi

Comment je gère la réception des précommandes ?

Quand le producteur livre les précommandes, on vérifie que la livraison correspond au BL. Mettre le BL dans le classeur rouge au bon endroit.

Si nécessaire (manque de produits, ou vente au poids…) il faut mettre à jour, dans le drive, le document “Récap' des Précommandes individuel” qui sera utilisé par l'équipe Magasinage lors de la vente.

Comment j'organise la distribution des précommandes le jour de la vente ?

L'équipe Magasinage de la Commission Gestion de la Vie de l'Épicerie a besoin du “Récap des précommandes individuel” qu'il trouvera sur le LocoDrive : https://drive.google.com/drive/folders/1M4wNNSDe92eaNXWdtS-b4ySw-t1Oacbi.

L'envoyer à l'impression à la MJC par mail: impressioncbb@gmail.com.

Comment je termine une vente sur Solalim

Le vendredi soir, après la fermeture de l'épicerie, il faut passer les commandes à l'état “Terminée” sur Solalim pour qu'elles disparaissent.

Comment t'as trop cru que c'était fini mais non !!

Comment je contrôle les BL, les précommandes sur Solalim et les factures

Prendre en photo le BL papier et le télécharger dans le dossier https://drive.google.com/drive/folders/172yIn4TuuuPqDk73D2sh9EehwB_J1-JB. Y mettre aussi ceux reçus par mail.

Compléter le tableau “Totaux BL précommandes” https://docs.google.com/spreadsheets/d/1HmoUTWZS-WFX8YOe2XuAGULQ62slIaT30KVDzMvqRkk/edit#gid=1704962862.

A réception de la facture, vérifier que les montants correspondent aux totaux des BL du mois.
Si tout est bon, envoyer les factures à l'animatrice du groupe “appro”.
Si il y a des différences, contacter l'animatrice du groupe “Précommandes”.

La gestion des produits utilisés à la Buvette

La Commission Appro indique à la Commission Vie de l'Épicerie quand il y a des produits à utiliser en priorité à la buvette ou pour les en-cas.

start/precommandes.txt · Dernière modification : 2023/08/16 15:59 de edqkh

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